Versión de referencia: 22 de octubre de 2026. Estado: propuesta sujeta a validación y aprobación institucional.
1. Identificación del responsable
La Empresa de Desarrollo Urbano y Rural de Quibdó – EDUQ, en el marco de sus competencias, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales y servicios institucionales. Los datos oficiales de domicilio, correo de atención de titulares y teléfono deberán incorporarse y validarse por la entidad antes de la aprobación.
2. Alcance y categorías de datos
Esta política comprende el portal institucional, el registro y actualización de proveedores y oferentes, las solicitudes de contacto, las comunicaciones institucionales y los demás procedimientos que involucren datos personales. Según cada trámite podrán recolectarse datos de identificación, contacto, representación, experiencia, documentación y registros de actividad asociados al procedimiento.
3. Finalidades del tratamiento
Registrar e identificar usuarios; administrar cuentas; validar requisitos y soportes; gestionar proveedores y oferentes; tramitar solicitudes, PQRS y comunicaciones; mantener trazabilidad, seguridad y auditoría; atender requerimientos de autoridades y obligaciones legales; y preservar documentos conforme a las reglas archivísticas aplicables. No se utilizarán los datos para campañas comerciales ajenas a estas finalidades sin el fundamento correspondiente.
4. Principios y fundamento jurídico
El tratamiento se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones aplicables. Cuando proceda una excepción legal a la autorización, se documentará el fundamento respectivo.
5. Autorización del titular
Cuando sea exigible, EDUQ solicitará autorización previa, expresa e informada y conservará constancia de su obtención. En el formulario de registro de proveedores, el usuario debe aceptar una casilla no premarcada antes de crear su cuenta. La autorización no sustituye otros requisitos legales del trámite.
6. Derechos de los titulares
El titular podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando corresponda; ser informado sobre su uso; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite pertinente; y solicitar revocatoria o supresión cuando proceda legalmente. La supresión puede estar limitada por deberes legales o contractuales de conservación.
7. Procedimiento para consultas y reclamos
Las solicitudes deberán radicarse por los canales institucionales publicados en Contacto / PQRS, indicando identidad, datos de contacto, descripción de la solicitud y soportes pertinentes. Las consultas se atenderán, por regla general, dentro de diez (10) días hábiles, prorrogables hasta cinco (5) días hábiles adicionales con aviso previo. Los reclamos se resolverán dentro de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles adicionales con aviso previo, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012.
8. Encargados, transferencias y transmisión
El acceso por proveedores tecnológicos, encargados o autoridades se sujetará a la finalidad, a las competencias, a las medidas de seguridad y a los requisitos legales aplicables. Las transferencias internacionales, cuando existan, deberán evaluarse conforme al régimen colombiano de protección de datos.
9. Seguridad y conservación
EDUQ implementará controles de acceso, perfiles de usuario, medidas de seguridad, registros de auditoría y procedimientos de respuesta a incidentes adecuados a los riesgos del tratamiento. La conservación se ajustará a las finalidades, obligaciones legales y tablas de retención documental aplicables.
10. Datos sensibles y de menores
El tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes se someterá a las condiciones especiales previstas por la ley, priorizando sus derechos y evitando su recolección cuando no sea necesaria.
11. Cookies y registros técnicos
El portal puede utilizar cookies de sesión y registros técnicos indispensables para autenticación, seguridad y funcionamiento. Cualquier tratamiento adicional deberá informarse de forma clara y contar con la base jurídica correspondiente.
12. Vigencia y cambios
Esta versión es una propuesta técnica. Su entrada en vigor dependerá de la aprobación institucional y publicación de la versión definitiva. Los cambios sustanciales se informarán mediante los canales oficiales.
Pendiente de validación institucional: identificación completa del responsable, área responsable de peticiones, correo y dirección oficial, inventario de tratamientos, plazos de conservación y acto de aprobación.